給与明細のWEB化のメリット・デメリット

無料で導入しよう

webの給与明細の導入は経営者と社員共に大きなメリットがあります。
紙の給与明細を導入し続けていると紙やインク、機械のメンテナンス代などランニングコストが掛かりますが、webの給与明細を導入するとクラウド上で一元管理するため、手間とコストの削減につながります。
パスワード管理を行うためセキュリティ面も安心です。
社員のメリットとしては紙でなくなる事です。
大切な個人情報であるため、処分には細心の注意を払って裁断などの処理が必要です。
ですが、毎月の処分は面倒ですし、うっかり、ゴミ箱に捨ててしまうと個人情報の漏えいにつながりかねません。
給料明細はスマートフォンなどでも確認することができ、紙として給与明細が残ることもないので個人情報保護も安心です。
導入には様々な企業があり、運用コストも様々ありますが、機能が多い物ほど費用は大きくなります。
一方、基本的な機能のみの物であれば無料で導入することも可能です。
トライアルを用意している会社も多いため、自社に合った物を導入すると良いです。

給与明細の発行はwebと印刷どちらが効果的なのか

ペーパーレス化が推進されている現在、給与明細をプリンタで印刷して紙で発行する従来のやり方から、web上で閲覧できるシステムに変更する企業が増えています。
紙での発行に比べてコピーや封緘などの手間がかからないことや、紙やインク代などのコスト削減につながることが大きなメリットとされています。
別の従業員の明細書が届いてしまうといったミスも発生しなくなるでしょう。
一方、利用者側ではいつでも閲覧できることや過去の分もチェックできるといった利点があり、紙の明細書を紛失してしまうリスクとも無縁です。
しかし、注意しなければならない点もあります。
まず、給与明細を電子発行するには従業員の同意が必要になります。
どのようなメリットがあり、デメリットやリスクについても理解してもらい、最終的には同意書を提出してもらうべきです。
加えてシステムには印刷機能を搭載するのが基本になります。
給与明細は電子化したとしても、従業員が紙で発行することを望めばこれに応じなければならないからです。
そして、システム化には時間もコストもかかります。
以上のように、給与明細のweb化には事前の準備が忙しくなります。
反面、システムが完成して運用がスムーズにできるようになれば、従来のやり方よりも業務の負担が大幅に減ります。