給与明細のWEB化のメリット・デメリット

WEB給与明細が見れない原因

給与明細を紙でもらうという仕組みは長く続けられてきましたが、近年になって事務作業の軽減を目的に明細の電子データ化が加速しています。
発行する側にとっても、受け取る側にとってもメリットのある仕組みであるため徐々に普及していると言えます。
web上で見れるということに不安を感じる人も少なくないという時代もありましたが、最近では何でもオンライン化が進められており、抵抗を感じる人も少なくなってきているのが実情です。
そんなweb給与明細ですが、見れないというトラブルも発生する可能性があります。
ITリテラシーが低い従業員が多い環境などでは導入に苦労することがありますが、この見れないという状況への対応を懸念する場合もあるでしょう。
その多くはシステム上対応していない端末、OSでの閲覧によるものであり、事前にユーザーサイドの受け取り環境を確認することで予防可能です。
スマートフォンが普及していますので、それで確認できるシステムの導入が推奨されています。

web上の給与明細を印刷できないのは致命的です

給与明細をweb化する際に注意すべきこととして、きちんと印刷できる仕組みを搭載することが挙げられます。
給与明細は紙として欲しいとする従業員は意外に多いからです。
そして、担当者は従業員から希望があれば紙での給与明細の発行に応じなければなりません。
つまり、印刷できないようなシステムであった場合、利用者からの紙での発行依頼が増える可能性が高まるでしょう。
本来、明細を電子化する目的は担当者の業務を減らすことにあり、利用者がweb上で便利に利用できる点にあります。
印刷できないシステムとなれば、これらの本来の目的が十分に果たせなくなると言っても過言ではありません。
ボタン1つを押せば簡単に印刷できる仕組みを取り入れることで、この課題はクリアできます。
また、利用者の中には自宅にプリンタを持たない従業員がいるかもしれません。
そのため、コンビニのコピー機などで簡単に出力できるPDF形式で印刷できるように配慮すべきです。